Bien qu’elles participent au bon fonctionnement de votre entreprise, les tâches administratives et comptables sont pour la plupart à caractère chronophage. Mais beaucoup d’entre elles peuvent aussi être très anxiogènes pour vous lorsque les enjeux sont énormes et que vous devez optimiser votre temps sur des postes plus stratégiques de votre activité. L’externalisation de la gestion administrative devient alors une option des plus rentables. Vous réduisez votre coût opérationnel et disposez de plus de temps pour mieux développer votre cœur de métier. En les confiant aux bons prestataires, vous gagnez aussi en qualité et diminuez les risques d’erreurs. Prêt à étudier la question ? Voici quelques missions pour commencer la délégation et les raisons qui doivent vous motiver à les confier à des experts externes.

Pourquoi externaliser la gestion administrative et comptable?

De nombreuses tâches liées à la gestion administrative prennent du temps et sont souvent répétitives. La routine peut s’installer facilement, ce qui augmente les risques d’erreurs opérationnelles. Par conséquent, vous êtes obligé d’allouer du temps supplémentaire pour tout revérifier. Externaliser la totalité ou une partie de cette branche vous permet ainsi d’optimiser votre temps et vos ressources.

Gestion des budgets et de la trésorerie

Véritable poumon de votre entreprise, la trésorerie doit être gérée de façon optimale. Veiller à un bon équilibre entre les flux d’argent et les liquidités n’est pas de tout repos. C’est là que l’aide d’un assistant administratif vous sera des plus bénéfiques. Il vous assistera dans :

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire étant un précieux outil pour contrôler l’état de votre trésorerie, il doit se faire de manière régulière et avec une extrême vigilance. Bien exécuté, il vous permettra de détecter toutes erreurs dans les écritures comptables, des factures manquantes ou encore des opérations non enregistrées. C’est aussi un indicateur de pilotage fiable qui vous sera d’une grande aide dans vos prises de décision. Pour l’équipe de la finance, il aide à l’établissement des bilans.

Chronophage mais d’une importance capitale pour le bon suivi de vos finances, le rapprochement bancaire peut être tout à fait délégué à un tiers.

Un assistant polyvalent expérimenté peut assurer efficacement ce type de tâche. Il se chargera de :

• Collecter les extraits de(s) compte(s)
• Réunir les justificatifs correspondant aux opérations faites depuis chaque compte concerné
• Pointer les opérations
• Effectuer l’état de rapprochement bancaire avec pour objectif de parvenir à zéro écart. Le cas échéant, il identifiera l’origine des écarts.

Suivi de paiements et recouvrement

Pour maintenir une bonne santé financière, la rigueur est de mise dans le suivi des encaissements et des relances. En déléguant cette branche, vous vous délestez des missions, telles que:

• Tenue du tableau de suivi clients
• Suivi rigoureux des échéances
• Relance de paiement par emails et appels téléphoniques
• Envoi de lettre de mise en demeure
• Reporting

L’assistant administratif à qui vous déléguez ces missions a pour responsabilité d’anticiper au mieux tout litige lié aux factures ouvertes. Parallèlement, son expertise et son expérience dans le recouvrement préservent votre relation avec vos clients.

Facturation et devis

Ce type de tâche est fortement lié aux activités commerciales de votre entreprise et se doit d’être irréprochable. Vous optimiserez votre processus administratif en externalisant l’établissement de vos devis et factures. Avec un prestataire doté d’une expertise confirmée, les leviers de la conversion initiés avec l’équipe commerciale seront activés de manière plus efficace et rapide :

• Recueillir les besoins des prospects
• Etablir des devis personnalisés
• Relancer les devis envoyés
• Etablir les factures après acceptation des devis
• Tenir à jour les données clients et assurer le suivi de paiement

Gestion des fournisseurs

Vous avez établi vos critères de sélection quant aux types de produits que vous recherchez mais peinez à trouver de bons fournisseurs? La tâche peut s’avérer fastidieuse et prendra beaucoup de votre temps. La confier à un assistant administratif vous fera gagner énormément de temps. Par ailleurs, son expertise dans les recherches vous assurera un résultat optimal. Il peut s’occuper entre autres des missions suivantes :

• Cartographie des fournisseurs qui répondent au mieux à vos exigences tant au niveau de la qualité du produit, la compétitivité, les conditions de livraison…
• Gestion des commandes, des livraisons et des éventuels litiges
• Gestion efficace de vos relations avec vos fournisseurs pour une collaboration pérenne.

Les principaux avantages de l’externalisation administrative et comptable résident dans le gain de temps et l’optimisation des ressources internes. Vous disposez ainsi de meilleures latitudes pour vous concentrer sur les postes plus stratégiques de votre activité. La délégation a aussi pour objectif de vous épargner de diverses contraintes opérationnelles. Cependant, elle doit se faire avec des prestataires de qualité, qui ont une réelle expertise dans la gestion administrative. De cette manière, non seulement vous réduisez votre coût opérationnel mais gagnerez aussi en qualité grâce à leurs solides expériences et leur savoir-faire. Par ailleurs, les prestataires en externalisation sont souvent équipés des dernières technologies, optimisant ainsi le processus et améliorant le délai d’exécution. Ils disposent des meilleures approches pour maximiser le résultat avec un coût opérationnel réduit. Cet élan vous permettra par la suite de réfléchir sur d’autres perspectives de développement pour votre core business : investir davantage dans les recherches et développement, la fidélisation de vos clients, les actions marketing…