Vous souhaitez consacrer plus de temps et de ressources dans des projets à fortes valeurs ajoutées pour votre entreprise ? Vous avez compris tout l’intérêt de l’externalisation administrative et êtes à la recherche des meilleurs conseils pour démarrer sereinement ? Zoom sur les étapes clés d’une externalisation réussie.

En quoi consiste l’externalisation administrative ?

L’externalisation administrative, appelée aussi outsourcing administratif, consiste à confier une partie ou la totalité de cette branche de l’entreprise à un prestataire externe disposant de l’expertise nécessaire et dont le coût est avantageux.

En effet, pour une entreprise, l’outsourcing s’inscrit généralement dans une optique de maîtrise de coûts mais également afin de mieux se concentrer sur son cœur de métier, et par extension, de gagner en qualité et en productivité. Cette démarche constitue donc un levier de compétitivité non négligeable pour toute structure qui souhaitent travailler plus efficacement sur leur projet de développement.

Comment déléguer en toute sérénité ?

L’art de la délégation administrative repose sur 6 leviers :

Le temps : déterminez les missions qui vous prennent le plus de temps alors qu’elles ont très peu de valeur ajoutée pour votre entreprise. L’option la plus rentable serait alors de les confier à un prestataire ayant une expertise plus prononcée dans le traitement des tâches chronophages. Un gain de temps et de productivité s’en dégagera dès lors que les attentes sont clairement communiquées au prestataire et que ce dernier remplisse ses engagements.

Le choix du prestataire : il vous faudra un partenaire qui sera «  la solution  », autant dans l’allègement de votre charge de travail administratif mais qui va apporter aussi une réelle expertise, des expériences solides et des bonnes pratiques pour vous assurer un résultat optimal.

La flexibilité et la confiance constituent aussi un critère très important afin de vous aider à mieux vous projeter. L’externalisation peut en effet s’étendre sur d’autres activités de l’entreprise et vous avez besoin d’un partenaire qui puisse s’adapter à vos besoins et en qui vous pouvez avoir totalement confiance.

Un accord de niveaux de services : ce document, connu habituellement sous l’acronyme anglais  SLA ou Service Level Agreement sera annexé au contrat de collaboration. Il doit englober ce que vous attendez du prestataire en terme de livrables et les engagements de ce dernier quant à ses obligations.

En clair, le document permet au donneur d’ordre et au prestataire d’avoir une même compréhension sur chaque aspect de cette collaboration :

• Les attentes qualitatives et quantitatives du client, les points d’attention, ses engagements pour permettre au prestataire de respecter les exigences énoncées.
• Les engagements du fournisseur de services et les points de contact
• Les solutions à mettre en place en cas de souci pendant l’exécution du contrat de collaboration
• Les niveaux de pénalités en cas de non-respect des engagements de part et d’autre
• Les conditions d’ajout de demandes…

Une communication claire : c’est la base d’une collaboration réussie. Vos collaborateurs en interne doivent être mis au courant de ce projet de délégation et des avantages que cela représente pour l’entreprise. Il est important que vos employés connaissent votre vision pour l’entreprise, celle qui vous a motivée dans cette stratégie d’externalisation administrative.  Ils auront aussi besoin de savoir le changement que cela va engendrer au niveau de l’organisation et le rôle de chacun dans le projet d’outsourcing.

Des process bien établis pour chaque mission : Cette étape peut paraître lourde mais rassurez-vous, il est tout à fait possible de le faire avec l’aide du prestataire. D’ailleurs, c’est l’option la plus recommandée car de cette manière, le process sera établi sur base de vos exigences et du retour de compréhension de celui va exécuter la tâche. Cette démarche va garantir une meilleure compréhension des besoins et des points de vigilance pour le prestataire.

Un point de suivi-évaluation :

Une relation de confiance n’exclut pas un suivi et une évaluation régulière. Il permet au donneur d’ordre :

• D’apprécier au mieux la qualité de prestation,
• Si besoin, de rajouter des éléments d’informations qui aideront le prestataire à l’atteinte des objectifs,
• De se rassurer quant au respect des exigences,

Et au prestataire :

• De donner une vue sur le déroulement de la mission,
• De remonter des informations en cas de blocage,
• D’apporter sa valeur ajoutée dans la collaboration : force de proposition sur les bonnes pratiques qui pourraient profiter au client.

Quelles tâches administratives peut-on externaliser ?

Partez du principe que toutes tâches chronophages prennent beaucoup de temps pour vous et votre équipe. Pourtant, toute cette énergie que vous y dépensez, vous pouvez l’investir dans des projets plus stratégiques et pour lesquels vous avez besoin d’un plein potentiel, le vôtre et celui de toute votre équipe.

Il est tout à fait envisageable de déléguer les tâches suivantes à un prestataire externe :

• Gestion des contrats
• Facturation
• Recouvrement
• Gestion des frais généraux
• Enregistrement des pièces comptables
• Rapprochement bancaire
• Dématérialisation de documents
• Gestion des courriers
• Gestion des agendas
• Préparation des réunions
• Mise en forme de documents
• Gestion de paie…

Cette liste reste non exhaustive. Vous pouvez tout à fait démarrer une externalisation administrative avec quelques missions et faire évoluer la collaboration de manière progressive. Sentez le réel apport du partenaire en externalisation que vous avez choisi et projetez-vous à votre rythme et selon les besoins de votre entreprise.