Les défis du recrutement pour les entreprises

Chaque élément du processus de recrutement doit être solidement pensé et en cohérence avec la marque employeur que vous souhaitez véhiculer, pour un résultat optimal. Les enjeux sont en effet énormes, tomber sur des profils qui ne correspondent pas à votre cible vous coûtera du temps et de l’argent.

Définition du besoin en recrutement

De cette étape dépendra la cohérence des autres actions qui s’en suivront pour aboutir enfin au choix final du bon candidat. Est-ce un besoin ponctuel ? La clarté est de mise pour une meilleure communication lors de la diffusion

La fiche de poste

Comment faire en sorte qu’elle ne soit pas ambigüe et pour que les cibles s’y reconnaissent ? Une fiche de poste bien rédigée n’est pas seulement informative mais aussi engageante et participe activement à la décision du candidat idéal.

L’annonce

Présenter l’offre de manière attractive mais à la fois authentique. Un contenu qui colle aux valeurs de l’entreprise et qui participe activement à véhiculer sa marque employeur. Une annonce qui va sortir du lot car les profils voient défiler chaque jour des offres sans pour autant trouver l’envie d’aller en savoir plus si le contenu ne leur parle pas.

Les canaux de diffusion

Aller là où le profil idéal ira. Identifier les canaux de diffusion les plus pertinents. Ce domaine évolue à vitesse grand V qu’il est impératif pour le recruteur de suivre les tendances : Les réseaux sociaux selon le profil ciblé, les jobboards les plus impactants…

L’approche directe

Approcher sa cible idéale a toute son importance. De la qualité de ce premier contact dépendra la réussite de tout le processus. Il est important de réussir son entrée de jeu pour rassurer le candidat et susciter son intérêt. Le cas échéant, il se fera une première mauvaise impression sur l’entreprise.

La collecte et le tri des CV

Une tâche qui peut prendre beaucoup de temps selon l’attrait au poste mais qui demande aussi une bonne organisation. Si les étapes précédentes ont été mal exécutées, on risque de se retrouver avec des manifestations d’intérêts peu ou pas qualitatives. L’autre challenge pour l’équipe est aussi la mise en place d’un CVthèque bien organisé pour ceux qui ne seront pas pris et qui peuvent servir ultérieurement.

Les phases de qualification

Une des étapes les plus importantes car elles permettent de bien verrouiller certaines informations abordées dans le CV. C’est aussi l’occasion de mieux cerner le candidat, ses soft skills entre autres.

Les avantages de l’externalisation du recrutement

Si votre objectif est de recentrer votre équipe RH sur la gestion de vos talents, sur comment mieux les accompagner dans leur épanouissement au travail tout en performant dans l’acquisition de profils…Externaliser le processus de recrutement est un excellent choix. Le RPO, ou Recruitment Process Outsourcing en anglais, permet en effet à votre équipe de se focaliser sur une meilleure gestion des ressources internes à l’entreprise. Les nombreux avantages à externaliser cette branche des RH :

Bénéficier d’une expertise spécialisée

Les prestataires en recrutement externalisé se dotent des meilleures pratiques pour accompagner au mieux les entreprises dans la recherche des meilleurs profils. En recourant à leur service, vous améliorez de manière tangible la qualité de vos embauches: des approches plus ciblées et des talents qualifiés correspondant à vos valeurs. Leurs points forts ? Ils disposent souvent d’une base de données de candidats bien fournie et d’un réseau assez vaste qui permettent d’optimiser les recherches.

Gagner en efficacité

Ils ont l’expérience et l’expertise pour identifier les canaux d’acquisition les plus pertinents. Ils savent pertinemment les réseaux sociaux et les plateformes payantes à privilégier selon le profil recherché. Ils s’occupent de la rédaction et mise en forme de l’annonce pour que cela soit attractive et engageante. Ils assurent aussi pour vous de manière méthodique le tri de CV, la présélection et la phase de qualification.

Réaliser des économies

Les différentes étapes du processus de recrutement peuvent prendre du temps. En collaborant avec un prestataire externalisé et spécialisé, vous réduisez de manière conséquente vos coûts d’acquisition. En RPO, le processus est optimisé du début à la fin pour permettre de dénicher la perle rare en un temps réduit. Vous diminuez ainsi votre coût de recrutement.

Comment choisir et collaborer avec un prestataire de recrutement externalisé ?

L’externalisation d’une partie ou la totalité du service de recrutement est une stratégie gagnante pour l’entreprise si elle trouve le bon partenaire. L’enjeu est important tout de même car il s’agit de confier à une ressource externe le choix de notre futur collaborateur. Par conséquent, la décision ne doit pas être prise à la légère.

Miser sur l’expérience et l’expertise

Prenez le temps de bien analyser les choix qui s’offrent à vous. Posez-vous les bonnes questions: si le prestataire dispose d’une solide expérience en matière de recrutement et l’expertise nécessaire pour rehausser la qualité de vos embauches. N’hésitez pas à demander des références pour vous assurer un partenariat sans risque.

Comparer les approches

Préférez un prestataire qui partage les mêmes valeurs que vous. Évaluez ainsi leur approche et méthodologie pour dénicher des talents. A-t-il les bonnes méthodes pour qualifier les candidats et identifier leur potentiel aussi bien en termes de soft skills et de compétences techniques ?

Bien verrouiller les modalités de collaboration

Avant de signer avec un prestataire externalisé, prenez le temps de bien verrouiller les questions liées à la collaboration : modalités pratiques, délais, attentes. N’oubliez pas d’annexer au contrat un SLA qui va stipuler clairement les engagements et attentes des deux parties.

Privilégier une communication fluide

Très importante lorsqu’on collabore avec un prestataire externe ! Établissez des conditions très claires quant aux moyens de communication et de suivi. Échangez régulièrement sur l’avancement du processus pour bien vous aligner aux objectifs communs et vous assurer que la recherche de candidats est conforme à vos attentes. Une communication fluide est l’assurance d’un résultat optimal et qualitatif.

Être en amélioration continue

Cette démarche qualité est nécessaire pour les deux parties. Vous, en tant que demandeur de service, devrait avoir la possibilité de faire des retours d’expérience, de demander des actions rectificatives en cas de besoin. De son côté, le prestataire est invité à remonter des informations en cas de blocage, de verrouiller toute ambiguïté et de fournir un retour de compréhension avant de démarrer chaque mission. Faire bénéficier au client des expériences positives acquises s’inscrit aussi dans cette démarche.

Le recrutement, c’est tout un processus qui débute par la définition des réels besoins de l’entreprise en ressources supplémentaires. De la rédaction de la fiche de poste au choix final du candidat à retenir, le chemin est plus ou moins long. Le succès du processus dépend généralement de la pertinence de l’offre et celle des canaux de sourcing utilisés. Mais la qualification des candidats est aussi une étape des plus décisives. Un vrai casse-tête n’est-ce pas ? Ce qui motive généralement les entreprises à externaliser cette branche des RH, une stratégie payante si le prestataire en RPO a l’expertise nécessaire pour l’accompagner.

Les enjeux de la gestion comptable et les avantages de l’externalisation

La gestion comptable est un domaine d’expertise spécifique qui demande une extrême vigilance. Bien que les tâches qui y sont rattachées soient pour la plupart à caractère chronophage, la moindre erreur de traitement peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise. De l’exactitude des chiffres découle les prises de décisions les plus importantes liées à la gestion financière ou encore au développement des activités commerciales. Une comptabilité bien gérée est le garant d’une bonne santé financière pour une entreprise. En externaliser une partie ou la totalité doit par conséquent se faire de manière efficace pour en tirer les meilleures parties.

L’externalisation comptable consiste à déléguer une ou la totalité de la comptabilité de l’entreprise à un tiers disposant de l’expertise nécessaire. Cela peut être un prestataire indépendant ou une entreprise spécialisée.

L’un des principaux avantages de cette externalisation est donc de pouvoir tirer parti de cette expertise pour gagner en qualité et en productivité. Les prestataires spécialisés disposent du savoir-faire et de l’expérience dans le traitement comptable. Le temps d’exécution se trouve donc réduit, ce qui vous fera économiser en coût de production.

L’autre avantage lié au coût opérationnel est l’économie réalisée sur la masse salariale, les charges sociales, les formations du personnel et la logistique. En effet, les entreprises spécialisées en externalisation comptable sont dotées du nécessaire :

• une équipe d’experts,
• les matériels nécessaires
• et se mettent à jour de manière systématique en matière de savoir-faire

Collaborer avec eux donne aussi accès à des technologies avancées en matière de comptabilité. Ils innovent systématiquement leurs outils et leurs approches afin d’améliorer la qualité de leur service tout en veillant au respect des dispositifs légaux. Vous songez à digitaliser votre service de comptabilité ? Votre collaborateur externalisé saura vous accompagner tant dans le choix du meilleur outil que dans la mise en conformité légale. Il sera aussi votre meilleur allié dans le respect des calendriers obligatoires.

Bien choisir son prestataire de comptabilité externalisée

La comptabilité est un domaine sensible pour l’entreprise. La sécurisation des données comptables est donc importante. Ainsi, le choix du prestataire à qui vous allez en confier le traitement doit se faire de manière réfléchie.

Avant toute chose, évaluez vos besoins en délégation. Cela déterminera le type de collaboration qu’il vous faudra.

La comptabilité externalisée peut concerner diverses tâches telles que :

• La gestion des notes de frais
• Les opérations de facturations et encaissements, cela englobe l’établissement des factures clients, le suivi des paiements et le recouvrement.
• La tenue des registres de comptabilité
• Le rapprochement bancaire
• L’aide à la déclaration fiscale
• L’Établissement des états financiers
• La gestion de paie
• La gestion des fournisseurs

Prenez toutefois en considération les possibilités d’évolution. Le prestataire dispose-t-il des moyens adéquats pour absorber les pics d’activité et de la flexibilité nécessaire en cas de baisse de flux ? Est-il possible de faire évoluer la délégation vers des missions comptables plus complexes telle la gestion financière ? Autant de paramètres qu’il faudra prendre en compte avant de vous engager avec un prestataire externe.

Les étapes de la mise en place de l’externalisation de la comptabilité

Félicitations, vous vous apprêtez à franchir le cap et à vous projeter dans l’externalisation comptable !

Commencez par faire le point sur les missions prioritaires à déléguer. Identifiez celles qui prennent du temps à vous et à votre équipe et pour lesquelles vous tomber facilement dans la routine. Ce sont les tâches qui présentent le plus de risques d’erreurs et qui requièrent une extrême vigilance, une qualité que vous trouverez chez un prestataire spécialisé fiable. Vous pouvez aussi établir la liste en vous basant sur les tâches à faible valeur ajoutée et qui peut se déléguer facilement sans exiger des efforts de validations et de contrôle supplémentaire de votre part.

Une fois la liste des premières missions établies, la prochaine étape consiste à trouver le bon prestataire. Vous pouvez vous baser sur les recommandations au sein de votre réseau d’entrepreneurs, ou via des recherches en ligne. Donnez-vous cependant le temps de bien étudier chaque profil, de comparer les paramètres suivants :

• Le rapport qualité/prix
• Les modalités de collaboration
• Les modalités de paiement
• Leur capacité à vous soutenir dans les pics comme les baisses d’activités. On parle ici de leur flexibilité en matière de gestion de commandes.
• Leurs dispositions en matière de sécurisation des données clients
• Leur accessibilité technologique

S’agissant des modalités de collaboration, outre le contrat de collaboration, établissez ensemble un accord de niveaux de services, connu habituellement sous l’acronyme anglais SLA ou Service Level Agreement. Ce document va stipuler vos attentes au titre de demandeur de services et ce dont le prestataire aura besoin pour exécuter parfaitement les missions. Souvent, la collaboration échoue faute de compréhension entre les deux parties. Il est donc crucial que les deux parties soient alignées en termes d’attentes et d’exigences avant d’effectuer les missions.

Pour garantir une intégration efficace au processus de délégation, la communication doit être fluide et bien claire. Soyez très précis dans :

• Vos demandes et vos attentes en matière de résultats
• Les points de vigilance
• Les indicateurs de performance
• Les délais (raisonnables bien entendu)
• Les modalités de suivi et de contrôle.

Une transition réussie dépend entièrement de la volonté des deux parties à mettre en place une relation de confiance. Dès le début des collaborations, faites en sorte que les efforts convergent vers une vision commune : réussir ensemble et sortir gagnant/gagnant.

L’externalisation comptable est une étape-clé si l’on veut s’accorder davantage de moyens pour des réflexions stratégiques. Elle permet aux chefs d’entreprise de dégager du temps et de mobiliser ses ressources sur des postes ayant plus de valeurs ajoutées. Cependant, sa mise en place requiert une préparation minutieuse pour éviter toute perte de contrôle sur des postes stratégiques. Une fois la mise en place bien assurée, il vous sera facile de faire évoluer la collaboration vers d’autres aspects de votre gestion financière. Et enfin, restez en communication pour pouvoir agir efficacement et ensemble en cas de problème.

Pourquoi externaliser la gestion administrative et comptable?

De nombreuses tâches liées à la gestion administrative prennent du temps et sont souvent répétitives. La routine peut s’installer facilement, ce qui augmente les risques d’erreurs opérationnelles. Par conséquent, vous êtes obligé d’allouer du temps supplémentaire pour tout revérifier. Externaliser la totalité ou une partie de cette branche vous permet ainsi d’optimiser votre temps et vos ressources.

Gestion des budgets et de la trésorerie

Véritable poumon de votre entreprise, la trésorerie doit être gérée de façon optimale. Veiller à un bon équilibre entre les flux d’argent et les liquidités n’est pas de tout repos. C’est là que l’aide d’un assistant administratif vous sera des plus bénéfiques. Il vous assistera dans :

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire étant un précieux outil pour contrôler l’état de votre trésorerie, il doit se faire de manière régulière et avec une extrême vigilance. Bien exécuté, il vous permettra de détecter toutes erreurs dans les écritures comptables, des factures manquantes ou encore des opérations non enregistrées. C’est aussi un indicateur de pilotage fiable qui vous sera d’une grande aide dans vos prises de décision. Pour l’équipe de la finance, il aide à l’établissement des bilans.

Chronophage mais d’une importance capitale pour le bon suivi de vos finances, le rapprochement bancaire peut être tout à fait délégué à un tiers.

Un assistant polyvalent expérimenté peut assurer efficacement ce type de tâche. Il se chargera de :

• Collecter les extraits de(s) compte(s)
• Réunir les justificatifs correspondant aux opérations faites depuis chaque compte concerné
• Pointer les opérations
• Effectuer l’état de rapprochement bancaire avec pour objectif de parvenir à zéro écart. Le cas échéant, il identifiera l’origine des écarts.

Suivi de paiements et recouvrement

Pour maintenir une bonne santé financière, la rigueur est de mise dans le suivi des encaissements et des relances. En déléguant cette branche, vous vous délestez des missions, telles que:

• Tenue du tableau de suivi clients
• Suivi rigoureux des échéances
• Relance de paiement par emails et appels téléphoniques
• Envoi de lettre de mise en demeure
• Reporting

L’assistant administratif à qui vous déléguez ces missions a pour responsabilité d’anticiper au mieux tout litige lié aux factures ouvertes. Parallèlement, son expertise et son expérience dans le recouvrement préservent votre relation avec vos clients.

Facturation et devis

Ce type de tâche est fortement lié aux activités commerciales de votre entreprise et se doit d’être irréprochable. Vous optimiserez votre processus administratif en externalisant l’établissement de vos devis et factures. Avec un prestataire doté d’une expertise confirmée, les leviers de la conversion initiés avec l’équipe commerciale seront activés de manière plus efficace et rapide :

• Recueillir les besoins des prospects
• Etablir des devis personnalisés
• Relancer les devis envoyés
• Etablir les factures après acceptation des devis
• Tenir à jour les données clients et assurer le suivi de paiement

Gestion des fournisseurs

Vous avez établi vos critères de sélection quant aux types de produits que vous recherchez mais peinez à trouver de bons fournisseurs? La tâche peut s’avérer fastidieuse et prendra beaucoup de votre temps. La confier à un assistant administratif vous fera gagner énormément de temps. Par ailleurs, son expertise dans les recherches vous assurera un résultat optimal. Il peut s’occuper entre autres des missions suivantes :

• Cartographie des fournisseurs qui répondent au mieux à vos exigences tant au niveau de la qualité du produit, la compétitivité, les conditions de livraison…
• Gestion des commandes, des livraisons et des éventuels litiges
• Gestion efficace de vos relations avec vos fournisseurs pour une collaboration pérenne.

Les principaux avantages de l’externalisation administrative et comptable résident dans le gain de temps et l’optimisation des ressources internes. Vous disposez ainsi de meilleures latitudes pour vous concentrer sur les postes plus stratégiques de votre activité. La délégation a aussi pour objectif de vous épargner de diverses contraintes opérationnelles. Cependant, elle doit se faire avec des prestataires de qualité, qui ont une réelle expertise dans la gestion administrative. De cette manière, non seulement vous réduisez votre coût opérationnel mais gagnerez aussi en qualité grâce à leurs solides expériences et leur savoir-faire. Par ailleurs, les prestataires en externalisation sont souvent équipés des dernières technologies, optimisant ainsi le processus et améliorant le délai d’exécution. Ils disposent des meilleures approches pour maximiser le résultat avec un coût opérationnel réduit. Cet élan vous permettra par la suite de réfléchir sur d’autres perspectives de développement pour votre core business : investir davantage dans les recherches et développement, la fidélisation de vos clients, les actions marketing…

Les principaux avantages à collaborer avec un assistant virtuel

L’externalisation d’une partie des activités de l’entreprise vers un prestataire indépendant est une formule que de nombreux dirigeants adoptent désormais. La décision est souvent motivée par cette réflexion autour du : Comment mieux optimiser les ressources internes de l’entreprise sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en réduisant les charges liées à la production ?

Un assistant virtuel est ce soutien administratif qui travaille à distance pour vous et/ou votre équipe. Son rôle sera de faire en sorte que vous , en tant qu’élément-clé de l’entreprise, puissiez vous concentrer davantage sur les volets stratégiques de vos activités.

Réduction de vos charges de travail

En vous faisant aider par un prestataire externe qui dispose d’une expertise dans l’art de l’organisation, votre énergie sera désormais focalisée sur l’essentiel. Vous planifiez une réunion avec vos managers ? Votre assistant s’occupera des préparatifs pour vous faire dégager suffisamment de temps et de les allouer dans les réflexions beaucoup plus stratégiques en lien aux sujets à traiter durant la réunion.

La valeur ajoutée d’un assistant virtuel se trouve dans ces lots de tâches chronophages qui ne sont plus désormais de votre ressort. Vous la trouverez aussi dans ces moments de qualité que vous pouvez dorénavant prendre pour vous, même ces quelques minutes que vous ne passerez plus à classer vos emails par ordre de priorité.

Flexibilité au niveau de la formule

Le recours aux services d’un collaborateur à distance dépend uniquement des réels besoins de l’entreprise. Il est tout à fait possible d’envisager une intervention ponctuelle lors des pics d’activités au sein de l’entreprise, par exemple.

Cette flexibilité est tout aussi valable au niveau de la nature même des missions déléguées. D’où l’avantage de collaborer avec un profil multitâche et expérimenté. Il saura vous accompagner dans l’art de la délégation, pour identifier les missions chronophages ou non qui peuvent être traitées à son niveau. En effet, il n’est pas toujours évident pour un dirigeant de dresser une liste complète de ce qui peuvent être délégués à un tiers. Or, de par son expérience, l’assistant peut les détecter assez facilement du moment qu’il parvienne à cerner au mieux vos activités et votre mode de fonctionnement

Que confier à un assistant virtuel ?

Lorsque vous vous projetez dans la délégation, pensez à tout ce que vous pouvez accomplir si vous disposiez de plus de temps. Vous focaliser sur les bénéfices de ce processus vous aidera à appréhender avec plus d’aisance la collaboration à distance et à identifier les tâches qui vous prennent un temps précieux sans pour autant apporter une réelle valeur à votre activité.

Les missions pour démarrer une collaboration à distance

Commencez avec les missions chronophages qui vous prennent beaucoup de temps mais mais à faible valeur ajoutée. Elles sont souvent répétitives et par conséquent, il est plus facile de monter le process y afférent. Assurez-vous juste de bien briefer l’assistant sur vos attentes et les points de vigilance.

En voici quelques exemples :

• Tâches administratives :
  • Gestions de courriers : classement par ordre de priorité, traitement…
  • Gestion de vos agendas
  • Aide aux préparatifs de vos réunions et vos déplacements
  • Mise en forme de documents : mise à jour, rédaction, relecture, archivage…
• Aide à la comptabilité :
  • Rapprochement bancaire
  • Suivi des recettes et dépenses
  • Gestion des notes de frais
  • Aide à la préparation des déclarations fiscales…
• Aide commerciale :
  • Elaboration des devis et factures
  • Suivi et relance des impayés
  • Recherche de fournisseurs
  • Prise en main de votre CRM…

D’autres tâches à confier à son assistant virtuel

La réussite d’une collaboration à distance réside sur une communication fluide. Quand les consignes sont bien claires, les attentes et les compréhensions alignées et les blocages levés, il est beaucoup plus facile de faire évoluer la délégation vers des tâches plus stratégiques. En voici quelques exemples :

Gestion de votre boîte mails : Si cela a démarré avec le classement, l’évolution pourrait concerner le traitement. La création d’un alias pour que votre assistant puisse répondre à son niveau à des communications qui vous sont adressées, comme les demandes de disponibilité, ou autres informations qu’il est autorisé à communiquer. Si vous êtes entrepreneur, cela peut aussi concerner la prise en main des demandes prospects de 1er niveau.

Vous avez confié dans un premier temps à votre assistant la veille de votre CRM (mise à jour des données prospects/clients, traitements des questions basiques …). Plus, il se familiarisera avec l’outil ainsi que votre funnel de conversion , il lui sera facile de répertorier les autres missions qu’il peut prendre en main au niveau du CRM :

• Mise à jour de scripts pour votre marketing automation
• Sortir les éléments de rapport dont vous avez besoin pour vos réunions stratégiques suivant les KPI prédéfinis dans votre
• Prise en charge de votre service tchat…

Selon votre domaine d’activité, la collaboration à distance peut très vite évoluer vers des missions plus stratégiques auxquelles vous ne vous êtes pas projeté au tout début. Gardez en tête que votre assistant est là pour vous épauler au mieux. Plus vous communiquez sur vos besoins et la manière qui vous aiderait à vivre votre journée type idéale, mieux il sera à même de vous aider à dégager du temps pour l’essentiel : vous investir davantage dans votre core business.

👉Pourquoi avoir besoin d’un rédacteur web? 

La rédaction web est spécifique car le rédacteur web doit réussir à capter l’attention du lecteur. 

Les phrases doivent être courtes et doivent aller à l’essentiel. 

Le rédacteur web ne s’adresse pas seulement aux internautes mais aussi aux moteurs de recherche comme Google et Bing. 

Et c’est aussi pour cette raison que le texte en rédaction web doit être bien travaillé par un rédacteur web professionnel. 

C’est là que toute la différence va se faire. 

👉Quel est le travail d’un rédacteur web ?

Le rédacteur web SEO, appelé également copywriter, prend en charge la rédaction des contenus (articles de presse, blog, traduction) pour les sites internet de ses clients.

👉Qui a besoin d’un rédacteur web ?

Toutes les entreprises peuvent avoir des besoins en rédaction web. Par exemple, pour une mise à jour de leur site internet ou encore pour l’animation des réseaux sociaux. 

👉Pourquoi confier son contenu à un rédacteur web professionnel ?

Confier la rédaction de votre site à un professionnel va vous permettre de tenir un rythme de publication, de poster des textes pertinents pour attirer votre audience mais aussi de ravir Google. 

👉Quelles sont les responsabilités du rédacteur web ? 

Le rédacteur web va devoir chercher des sources de confiance pour que le contenu soit fiable. 

Car rédiger une fausse information peut avoir un impact catastrophique, il faut être certain de l’information qui va être communiquée. 

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