Optimiser son temps pour être à son top niveau dans les tâches stratégiques, voilà l’un des grands défis d’un dirigeant. Trouver du temps pour mieux préparer un nouveau semestre, ou cette réunion d’une extrême importance où il sera question de choisir de nouvelles orientations pour l’entreprise… Autant de challenges qui requièrent toute votre attention. En quoi le recours aux services d’un assistant virtuel peut alléger votre charge de travail et vous faire gagner du temps ? Parcourons les bénéfices que vous aurez à externaliser certaines parties de votre activité et comment cela peut vous aider à ne plus avoir systématiquement la tête dans les guidons.

Les principaux avantages à collaborer avec un assistant virtuel

L’externalisation d’une partie des activités de l’entreprise vers un prestataire indépendant est une formule que de nombreux dirigeants adoptent désormais. La décision est souvent motivée par cette réflexion autour du : Comment mieux optimiser les ressources internes de l’entreprise sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en réduisant les charges liées à la production ?

Un assistant virtuel est ce soutien administratif qui travaille à distance pour vous et/ou votre équipe. Son rôle sera de faire en sorte que vous , en tant qu’élément-clé de l’entreprise, puissiez vous concentrer davantage sur les volets stratégiques de vos activités.

Réduction de vos charges de travail

En vous faisant aider par un prestataire externe qui dispose d’une expertise dans l’art de l’organisation, votre énergie sera désormais focalisée sur l’essentiel. Vous planifiez une réunion avec vos managers ? Votre assistant s’occupera des préparatifs pour vous faire dégager suffisamment de temps et de les allouer dans les réflexions beaucoup plus stratégiques en lien aux sujets à traiter durant la réunion.

La valeur ajoutée d’un assistant virtuel se trouve dans ces lots de tâches chronophages qui ne sont plus désormais de votre ressort. Vous la trouverez aussi dans ces moments de qualité que vous pouvez dorénavant prendre pour vous, même ces quelques minutes que vous ne passerez plus à classer vos emails par ordre de priorité.

Flexibilité au niveau de la formule

Le recours aux services d’un collaborateur à distance dépend uniquement des réels besoins de l’entreprise. Il est tout à fait possible d’envisager une intervention ponctuelle lors des pics d’activités au sein de l’entreprise, par exemple.

Cette flexibilité est tout aussi valable au niveau de la nature même des missions déléguées. D’où l’avantage de collaborer avec un profil multitâche et expérimenté. Il saura vous accompagner dans l’art de la délégation, pour identifier les missions chronophages ou non qui peuvent être traitées à son niveau. En effet, il n’est pas toujours évident pour un dirigeant de dresser une liste complète de ce qui peuvent être délégués à un tiers. Or, de par son expérience, l’assistant peut les détecter assez facilement du moment qu’il parvienne à cerner au mieux vos activités et votre mode de fonctionnement

Que confier à un assistant virtuel ?

Lorsque vous vous projetez dans la délégation, pensez à tout ce que vous pouvez accomplir si vous disposiez de plus de temps. Vous focaliser sur les bénéfices de ce processus vous aidera à appréhender avec plus d’aisance la collaboration à distance et à identifier les tâches qui vous prennent un temps précieux sans pour autant apporter une réelle valeur à votre activité.

Les missions pour démarrer une collaboration à distance

Commencez avec les missions chronophages qui vous prennent beaucoup de temps mais mais à faible valeur ajoutée. Elles sont souvent répétitives et par conséquent, il est plus facile de monter le process y afférent. Assurez-vous juste de bien briefer l’assistant sur vos attentes et les points de vigilance.

En voici quelques exemples :

• Tâches administratives :
  • Gestions de courriers : classement par ordre de priorité, traitement…
  • Gestion de vos agendas
  • Aide aux préparatifs de vos réunions et vos déplacements
  • Mise en forme de documents : mise à jour, rédaction, relecture, archivage…
• Aide à la comptabilité :
  • Rapprochement bancaire
  • Suivi des recettes et dépenses
  • Gestion des notes de frais
  • Aide à la préparation des déclarations fiscales…
• Aide commerciale :
  • Elaboration des devis et factures
  • Suivi et relance des impayés
  • Recherche de fournisseurs
  • Prise en main de votre CRM…

D’autres tâches à confier à son assistant virtuel

La réussite d’une collaboration à distance réside sur une communication fluide. Quand les consignes sont bien claires, les attentes et les compréhensions alignées et les blocages levés, il est beaucoup plus facile de faire évoluer la délégation vers des tâches plus stratégiques. En voici quelques exemples :

Gestion de votre boîte mails : Si cela a démarré avec le classement, l’évolution pourrait concerner le traitement. La création d’un alias pour que votre assistant puisse répondre à son niveau à des communications qui vous sont adressées, comme les demandes de disponibilité, ou autres informations qu’il est autorisé à communiquer. Si vous êtes entrepreneur, cela peut aussi concerner la prise en main des demandes prospects de 1er niveau.

Vous avez confié dans un premier temps à votre assistant la veille de votre CRM (mise à jour des données prospects/clients, traitements des questions basiques …). Plus, il se familiarisera avec l’outil ainsi que votre funnel de conversion , il lui sera facile de répertorier les autres missions qu’il peut prendre en main au niveau du CRM :

• Mise à jour de scripts pour votre marketing automation
• Sortir les éléments de rapport dont vous avez besoin pour vos réunions stratégiques suivant les KPI prédéfinis dans votre
• Prise en charge de votre service tchat…

Selon votre domaine d’activité, la collaboration à distance peut très vite évoluer vers des missions plus stratégiques auxquelles vous ne vous êtes pas projeté au tout début. Gardez en tête que votre assistant est là pour vous épauler au mieux. Plus vous communiquez sur vos besoins et la manière qui vous aiderait à vivre votre journée type idéale, mieux il sera à même de vous aider à dégager du temps pour l’essentiel : vous investir davantage dans votre core business.