Pourquoi externaliser la gestion administrative et comptable?

De nombreuses tâches liées à la gestion administrative prennent du temps et sont souvent répétitives. La routine peut s’installer facilement, ce qui augmente les risques d’erreurs opérationnelles. Par conséquent, vous êtes obligé d’allouer du temps supplémentaire pour tout revérifier. Externaliser la totalité ou une partie de cette branche vous permet ainsi d’optimiser votre temps et vos ressources.

Gestion des budgets et de la trésorerie

Véritable poumon de votre entreprise, la trésorerie doit être gérée de façon optimale. Veiller à un bon équilibre entre les flux d’argent et les liquidités n’est pas de tout repos. C’est là que l’aide d’un assistant administratif vous sera des plus bénéfiques. Il vous assistera dans :

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire étant un précieux outil pour contrôler l’état de votre trésorerie, il doit se faire de manière régulière et avec une extrême vigilance. Bien exécuté, il vous permettra de détecter toutes erreurs dans les écritures comptables, des factures manquantes ou encore des opérations non enregistrées. C’est aussi un indicateur de pilotage fiable qui vous sera d’une grande aide dans vos prises de décision. Pour l’équipe de la finance, il aide à l’établissement des bilans.

Chronophage mais d’une importance capitale pour le bon suivi de vos finances, le rapprochement bancaire peut être tout à fait délégué à un tiers.

Un assistant polyvalent expérimenté peut assurer efficacement ce type de tâche. Il se chargera de :

• Collecter les extraits de(s) compte(s)
• Réunir les justificatifs correspondant aux opérations faites depuis chaque compte concerné
• Pointer les opérations
• Effectuer l’état de rapprochement bancaire avec pour objectif de parvenir à zéro écart. Le cas échéant, il identifiera l’origine des écarts.

Suivi de paiements et recouvrement

Pour maintenir une bonne santé financière, la rigueur est de mise dans le suivi des encaissements et des relances. En déléguant cette branche, vous vous délestez des missions, telles que:

• Tenue du tableau de suivi clients
• Suivi rigoureux des échéances
• Relance de paiement par emails et appels téléphoniques
• Envoi de lettre de mise en demeure
• Reporting

L’assistant administratif à qui vous déléguez ces missions a pour responsabilité d’anticiper au mieux tout litige lié aux factures ouvertes. Parallèlement, son expertise et son expérience dans le recouvrement préservent votre relation avec vos clients.

Facturation et devis

Ce type de tâche est fortement lié aux activités commerciales de votre entreprise et se doit d’être irréprochable. Vous optimiserez votre processus administratif en externalisant l’établissement de vos devis et factures. Avec un prestataire doté d’une expertise confirmée, les leviers de la conversion initiés avec l’équipe commerciale seront activés de manière plus efficace et rapide :

• Recueillir les besoins des prospects
• Etablir des devis personnalisés
• Relancer les devis envoyés
• Etablir les factures après acceptation des devis
• Tenir à jour les données clients et assurer le suivi de paiement

Gestion des fournisseurs

Vous avez établi vos critères de sélection quant aux types de produits que vous recherchez mais peinez à trouver de bons fournisseurs? La tâche peut s’avérer fastidieuse et prendra beaucoup de votre temps. La confier à un assistant administratif vous fera gagner énormément de temps. Par ailleurs, son expertise dans les recherches vous assurera un résultat optimal. Il peut s’occuper entre autres des missions suivantes :

• Cartographie des fournisseurs qui répondent au mieux à vos exigences tant au niveau de la qualité du produit, la compétitivité, les conditions de livraison…
• Gestion des commandes, des livraisons et des éventuels litiges
• Gestion efficace de vos relations avec vos fournisseurs pour une collaboration pérenne.

Les principaux avantages de l’externalisation administrative et comptable résident dans le gain de temps et l’optimisation des ressources internes. Vous disposez ainsi de meilleures latitudes pour vous concentrer sur les postes plus stratégiques de votre activité. La délégation a aussi pour objectif de vous épargner de diverses contraintes opérationnelles. Cependant, elle doit se faire avec des prestataires de qualité, qui ont une réelle expertise dans la gestion administrative. De cette manière, non seulement vous réduisez votre coût opérationnel mais gagnerez aussi en qualité grâce à leurs solides expériences et leur savoir-faire. Par ailleurs, les prestataires en externalisation sont souvent équipés des dernières technologies, optimisant ainsi le processus et améliorant le délai d’exécution. Ils disposent des meilleures approches pour maximiser le résultat avec un coût opérationnel réduit. Cet élan vous permettra par la suite de réfléchir sur d’autres perspectives de développement pour votre core business : investir davantage dans les recherches et développement, la fidélisation de vos clients, les actions marketing…

Les principaux avantages à collaborer avec un assistant virtuel

L’externalisation d’une partie des activités de l’entreprise vers un prestataire indépendant est une formule que de nombreux dirigeants adoptent désormais. La décision est souvent motivée par cette réflexion autour du : Comment mieux optimiser les ressources internes de l’entreprise sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en réduisant les charges liées à la production ?

Un assistant virtuel est ce soutien administratif qui travaille à distance pour vous et/ou votre équipe. Son rôle sera de faire en sorte que vous , en tant qu’élément-clé de l’entreprise, puissiez vous concentrer davantage sur les volets stratégiques de vos activités.

Réduction de vos charges de travail

En vous faisant aider par un prestataire externe qui dispose d’une expertise dans l’art de l’organisation, votre énergie sera désormais focalisée sur l’essentiel. Vous planifiez une réunion avec vos managers ? Votre assistant s’occupera des préparatifs pour vous faire dégager suffisamment de temps et de les allouer dans les réflexions beaucoup plus stratégiques en lien aux sujets à traiter durant la réunion.

La valeur ajoutée d’un assistant virtuel se trouve dans ces lots de tâches chronophages qui ne sont plus désormais de votre ressort. Vous la trouverez aussi dans ces moments de qualité que vous pouvez dorénavant prendre pour vous, même ces quelques minutes que vous ne passerez plus à classer vos emails par ordre de priorité.

Flexibilité au niveau de la formule

Le recours aux services d’un collaborateur à distance dépend uniquement des réels besoins de l’entreprise. Il est tout à fait possible d’envisager une intervention ponctuelle lors des pics d’activités au sein de l’entreprise, par exemple.

Cette flexibilité est tout aussi valable au niveau de la nature même des missions déléguées. D’où l’avantage de collaborer avec un profil multitâche et expérimenté. Il saura vous accompagner dans l’art de la délégation, pour identifier les missions chronophages ou non qui peuvent être traitées à son niveau. En effet, il n’est pas toujours évident pour un dirigeant de dresser une liste complète de ce qui peuvent être délégués à un tiers. Or, de par son expérience, l’assistant peut les détecter assez facilement du moment qu’il parvienne à cerner au mieux vos activités et votre mode de fonctionnement

Que confier à un assistant virtuel ?

Lorsque vous vous projetez dans la délégation, pensez à tout ce que vous pouvez accomplir si vous disposiez de plus de temps. Vous focaliser sur les bénéfices de ce processus vous aidera à appréhender avec plus d’aisance la collaboration à distance et à identifier les tâches qui vous prennent un temps précieux sans pour autant apporter une réelle valeur à votre activité.

Les missions pour démarrer une collaboration à distance

Commencez avec les missions chronophages qui vous prennent beaucoup de temps mais mais à faible valeur ajoutée. Elles sont souvent répétitives et par conséquent, il est plus facile de monter le process y afférent. Assurez-vous juste de bien briefer l’assistant sur vos attentes et les points de vigilance.

En voici quelques exemples :

• Tâches administratives :
  • Gestions de courriers : classement par ordre de priorité, traitement…
  • Gestion de vos agendas
  • Aide aux préparatifs de vos réunions et vos déplacements
  • Mise en forme de documents : mise à jour, rédaction, relecture, archivage…
• Aide à la comptabilité :
  • Rapprochement bancaire
  • Suivi des recettes et dépenses
  • Gestion des notes de frais
  • Aide à la préparation des déclarations fiscales…
• Aide commerciale :
  • Elaboration des devis et factures
  • Suivi et relance des impayés
  • Recherche de fournisseurs
  • Prise en main de votre CRM…

D’autres tâches à confier à son assistant virtuel

La réussite d’une collaboration à distance réside sur une communication fluide. Quand les consignes sont bien claires, les attentes et les compréhensions alignées et les blocages levés, il est beaucoup plus facile de faire évoluer la délégation vers des tâches plus stratégiques. En voici quelques exemples :

Gestion de votre boîte mails : Si cela a démarré avec le classement, l’évolution pourrait concerner le traitement. La création d’un alias pour que votre assistant puisse répondre à son niveau à des communications qui vous sont adressées, comme les demandes de disponibilité, ou autres informations qu’il est autorisé à communiquer. Si vous êtes entrepreneur, cela peut aussi concerner la prise en main des demandes prospects de 1er niveau.

Vous avez confié dans un premier temps à votre assistant la veille de votre CRM (mise à jour des données prospects/clients, traitements des questions basiques …). Plus, il se familiarisera avec l’outil ainsi que votre funnel de conversion , il lui sera facile de répertorier les autres missions qu’il peut prendre en main au niveau du CRM :

• Mise à jour de scripts pour votre marketing automation
• Sortir les éléments de rapport dont vous avez besoin pour vos réunions stratégiques suivant les KPI prédéfinis dans votre
• Prise en charge de votre service tchat…

Selon votre domaine d’activité, la collaboration à distance peut très vite évoluer vers des missions plus stratégiques auxquelles vous ne vous êtes pas projeté au tout début. Gardez en tête que votre assistant est là pour vous épauler au mieux. Plus vous communiquez sur vos besoins et la manière qui vous aiderait à vivre votre journée type idéale, mieux il sera à même de vous aider à dégager du temps pour l’essentiel : vous investir davantage dans votre core business.