Les missions qu’un assistant administratif indépendant peut prendre en main vont bien au-delà du secrétariat externalisé. Son rôle au sein d’une structure consiste principalement à soutenir les dirigeants et les responsables afin que ces derniers puissent se recentrer sur les activités stratégiques de l’entreprise. Etes-vous en pleine réflexion sur la manière d’organiser au mieux votre gestion administrative et pensez à externaliser cette branche ? Faisons le point sur les valeurs ajoutées d’un assistant administratif indépendant.

Fiche de poste d’un assistant administratif

Un véritable soutien à l’ensemble de l’équipe, un assistant administratif participe de manière active à l’efficacité de l’organisation quotidienne d’une entreprise. Ses interventions peuvent apporter de réels impacts dans la fluidité des activités internes de la société.

Ses fonctions de support

Un assistant administratif peut gérer les courriers ainsi que les appels entrants et sortants de la société. Il intervient aussi dans la gestion des documents divers : numérisation, classement, suivi, mise en forme et mise à jour.
Sa fonction de support peut aussi concerner la branche Administration des ventes : traitement des contrats divers, prise de commandes, établissement des devis et factures, suivi et relance des impayés.
Il intervient également dans la préparation des réunions, la rédaction de rapports et dans la gestion des rendez-vous professionnels de chaque entité.

Ses apports dans la coordination

La synchronisation des disponibilités n’est pas une tâche aisée lors des tenues de réunion. Un assistant administratif veillera à ce que l’agenda respectif des personnes concernées puisse matcher et que toutes les ressources nécessaires à la réunion soient assurées.
Il peut aussi être d’une grande aide dans la gestion des projets, notamment pour aider dans la documentation, la mise en place des outils de suivi, l’organisation des réunions de travail, la correspondance interne et externe, la tenue des tableaux de bord ou encore la gestion des outils collaboratifs.

Quelles compétences techniques attendre d’un assistant administratif ?

La maîtrise des logiciels bureautiques est l’un des critères de base. Comme le télétravail est tout à fait envisageable dans le cadre de la collaboration avec un assistant administratif, la connaissance des outils collaboratifs en ligne est tout aussi utile : google drive, trello, basecamp…
Plus les compétences techniques de l’assistant sont riches, plus facile sera pour vous de vous projeter avec lui dans les tâches à déléguer. Par conséquent, vos besoins spécifiques détermineront vos critères de sélection.
Les assistants administratifs ont pour la plupart développé d’autres compétences au cours de leurs expériences professionnelles. En savoir plus sur leur parcours vous permettra d’affiner vos critères :

Pour ses capacités organisationnelles, un profil orienté GTD ( une méthode d’organisation des tâches développée par David Allen) est l’idéal pour vous

• Pour ses capacités organisationnelles, un profil orienté GTD ( une méthode d’organisation des tâches développée par David Allen) est l’idéal pour vous
• Pour des besoins basiques en infographie, misez sur des profils qui maîtrisent les outils comme Indesign, Canva, GIMP, Picmokey,Pixlr… .Si vos exigences sont plus pointues, il n’est pas rare de croiser des assistants qui maîtrisent parfaitement photoshop ou illustrator.
• Pour des besoins orientés en comptabilité & vente, optez pour un assistant administratif qui a déjà de l’expérience dans la manipulation des ERP, communément appelés Progiciel de gestion intégré,
• Pour des besoins orientés marketing, vente et relation client, allez plutôt sur des profils qui ont déjà une expérience dans l’utilisation des CRM (hubspot,salesforce, Sendinblue…)
• Pour des besoins purement administratifs, élargissez vos champs de possibilités avec un profil plutôt juriste qui pourra vous assister dans l’élaboration de vos contrats et autres documents juridiques.
• Un assistant administratif multitâche peut aussi aider dans le SAV. Misez dans ce cas sur des profils ayant déjà manipulé des outils comme zendesk,Freshdesk, Aircall….

Quelles sont les compétences transversales qu’un assistant administratif devrait posséder ?

Certes, les compétences techniques sont déterminantes dans le choix d’un profil. Mais la réussite de la collaboration avec un assistant administratif réside également dans ses autres qualités comme :

Son sens du service

Un assistant bienveillant, à l’écoute de vos besoins et qui n’est pas uniquement dans l’exécution mais aussi dans la proposition. Un profil qui a le sens de l’observation et de l’initiative. C’est aussi un profil orienté « résultat » et garde ainsi une communication fluide, n’hésite pas à relancer s’il lui manque des informations pour atteindre les objectifs et délais fixés. Il a à cœur de garder une relation de confiance avec ses collaborateurs et sait démontrer son adaptabilité.

Sa proactivité

Il a le sens de l’analyse et de l’anticipation. Il ne subit pas et n’est pas passif. Il aime les challenges tout en restant réaliste dans ses ambitions. Sa capacité à anticiper les problèmes sera un grand atout pour l’entreprise. Un assistant proactif a le sens de l’organisation et de l’amélioration continue.

Ecoute active

Cette qualité est indispensable pour un assistant administratif car lui permet de bien cerner les attentes de son employeur et d’aligner sa compréhension des consignes aux résultats escomptés. Ce type de profil montre un total intérêt à ce qu’on attend de lui, pose des questions pour bien verrouiller les briefings et les points de vigilance avant d’exécuter une mission.

Vous l’aurez compris, un assistant administratif peut prendre en main différentes tâches qui participent activement au succès de l’entreprise. Bien que la notion de délégation parle souvent de missions à faible valeur ajoutée, le rôle de l’assistant peut être défini suivant vos besoins spécifiques. Sa contribution peut alors s’inscrire dans une démarche stratégique de disposer des ressources efficaces pour un meilleur développement de l’entreprise.