Les chefs d’entreprise indépendants, les entrepreneurs, les PME et les ETI sont confrontés au quotidien à de nombreux challenges liés à la gestion et au développement de leurs activités. Les besoins des consommateurs évoluent constamment et pour pouvoir dominer le marché, ils doivent faire évoluer leur offre régulièrement. De telles réflexions stratégiques nécessitent toute leur attention. Externaliser la comptabilité leur permet ainsi de focaliser leur énergie sur les tâches qui apportent de réelles valeurs ajoutées tout en gagnant en efficacité et en économie. En quoi la comptabilité externalisée peut être bénéfique pour l’entreprise ? Voici notre guide complet pour une délégation réussie en matière de comptabilité.

Les enjeux de la gestion comptable et les avantages de l’externalisation

La gestion comptable est un domaine d’expertise spécifique qui demande une extrême vigilance. Bien que les tâches qui y sont rattachées soient pour la plupart à caractère chronophage, la moindre erreur de traitement peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise. De l’exactitude des chiffres découle les prises de décisions les plus importantes liées à la gestion financière ou encore au développement des activités commerciales. Une comptabilité bien gérée est le garant d’une bonne santé financière pour une entreprise. En externaliser une partie ou la totalité doit par conséquent se faire de manière efficace pour en tirer les meilleures parties.

L’externalisation comptable consiste à déléguer une ou la totalité de la comptabilité de l’entreprise à un tiers disposant de l’expertise nécessaire. Cela peut être un prestataire indépendant ou une entreprise spécialisée.

L’un des principaux avantages de cette externalisation est donc de pouvoir tirer parti de cette expertise pour gagner en qualité et en productivité. Les prestataires spécialisés disposent du savoir-faire et de l’expérience dans le traitement comptable. Le temps d’exécution se trouve donc réduit, ce qui vous fera économiser en coût de production.

L’autre avantage lié au coût opérationnel est l’économie réalisée sur la masse salariale, les charges sociales, les formations du personnel et la logistique. En effet, les entreprises spécialisées en externalisation comptable sont dotées du nécessaire :

• une équipe d’experts,
• les matériels nécessaires
• et se mettent à jour de manière systématique en matière de savoir-faire

Collaborer avec eux donne aussi accès à des technologies avancées en matière de comptabilité. Ils innovent systématiquement leurs outils et leurs approches afin d’améliorer la qualité de leur service tout en veillant au respect des dispositifs légaux. Vous songez à digitaliser votre service de comptabilité ? Votre collaborateur externalisé saura vous accompagner tant dans le choix du meilleur outil que dans la mise en conformité légale. Il sera aussi votre meilleur allié dans le respect des calendriers obligatoires.

Bien choisir son prestataire de comptabilité externalisée

La comptabilité est un domaine sensible pour l’entreprise. La sécurisation des données comptables est donc importante. Ainsi, le choix du prestataire à qui vous allez en confier le traitement doit se faire de manière réfléchie.

Avant toute chose, évaluez vos besoins en délégation. Cela déterminera le type de collaboration qu’il vous faudra.

La comptabilité externalisée peut concerner diverses tâches telles que :

• La gestion des notes de frais
• Les opérations de facturations et encaissements, cela englobe l’établissement des factures clients, le suivi des paiements et le recouvrement.
• La tenue des registres de comptabilité
• Le rapprochement bancaire
• L’aide à la déclaration fiscale
• L’Établissement des états financiers
• La gestion de paie
• La gestion des fournisseurs

Prenez toutefois en considération les possibilités d’évolution. Le prestataire dispose-t-il des moyens adéquats pour absorber les pics d’activité et de la flexibilité nécessaire en cas de baisse de flux ? Est-il possible de faire évoluer la délégation vers des missions comptables plus complexes telle la gestion financière ? Autant de paramètres qu’il faudra prendre en compte avant de vous engager avec un prestataire externe.

Les étapes de la mise en place de l’externalisation de la comptabilité

Félicitations, vous vous apprêtez à franchir le cap et à vous projeter dans l’externalisation comptable !

Commencez par faire le point sur les missions prioritaires à déléguer. Identifiez celles qui prennent du temps à vous et à votre équipe et pour lesquelles vous tomber facilement dans la routine. Ce sont les tâches qui présentent le plus de risques d’erreurs et qui requièrent une extrême vigilance, une qualité que vous trouverez chez un prestataire spécialisé fiable. Vous pouvez aussi établir la liste en vous basant sur les tâches à faible valeur ajoutée et qui peut se déléguer facilement sans exiger des efforts de validations et de contrôle supplémentaire de votre part.

Une fois la liste des premières missions établies, la prochaine étape consiste à trouver le bon prestataire. Vous pouvez vous baser sur les recommandations au sein de votre réseau d’entrepreneurs, ou via des recherches en ligne. Donnez-vous cependant le temps de bien étudier chaque profil, de comparer les paramètres suivants :

• Le rapport qualité/prix
• Les modalités de collaboration
• Les modalités de paiement
• Leur capacité à vous soutenir dans les pics comme les baisses d’activités. On parle ici de leur flexibilité en matière de gestion de commandes.
• Leurs dispositions en matière de sécurisation des données clients
• Leur accessibilité technologique

S’agissant des modalités de collaboration, outre le contrat de collaboration, établissez ensemble un accord de niveaux de services, connu habituellement sous l’acronyme anglais SLA ou Service Level Agreement. Ce document va stipuler vos attentes au titre de demandeur de services et ce dont le prestataire aura besoin pour exécuter parfaitement les missions. Souvent, la collaboration échoue faute de compréhension entre les deux parties. Il est donc crucial que les deux parties soient alignées en termes d’attentes et d’exigences avant d’effectuer les missions.

Pour garantir une intégration efficace au processus de délégation, la communication doit être fluide et bien claire. Soyez très précis dans :

• Vos demandes et vos attentes en matière de résultats
• Les points de vigilance
• Les indicateurs de performance
• Les délais (raisonnables bien entendu)
• Les modalités de suivi et de contrôle.

Une transition réussie dépend entièrement de la volonté des deux parties à mettre en place une relation de confiance. Dès le début des collaborations, faites en sorte que les efforts convergent vers une vision commune : réussir ensemble et sortir gagnant/gagnant.

L’externalisation comptable est une étape-clé si l’on veut s’accorder davantage de moyens pour des réflexions stratégiques. Elle permet aux chefs d’entreprise de dégager du temps et de mobiliser ses ressources sur des postes ayant plus de valeurs ajoutées. Cependant, sa mise en place requiert une préparation minutieuse pour éviter toute perte de contrôle sur des postes stratégiques. Une fois la mise en place bien assurée, il vous sera facile de faire évoluer la collaboration vers d’autres aspects de votre gestion financière. Et enfin, restez en communication pour pouvoir agir efficacement et ensemble en cas de problème.