Externalisation et économie d’échelle, késako ?

L’externalisation est une orientation stratégique adoptée par une entreprise et qui consiste à confier à un prestataire externe une partie de ses activités. Les tâches déléguées concernent généralement des fonctions à faible valeur ajoutée, l’objectif étant de concentrer les ressources sur le cœur de métier de l’entreprise et de réduire les coûts opérationnels.

Les activités externalisées peuvent être larges et variées : tâches administratives, gestion des ressources humaines, relation clients, IT, marketing…

Quant à l’économie d’échelle, cette notion vise à améliorer la rentabilité de l’entreprise et sa compétitivité. Elle se pratique sous plusieurs formes : une augmentation de la production pour une meilleure répartition des coûts fixes ou encore des économies sur des sections comme la recherche et développement, le marketing…

Amazon, par exemple, réalise des marges bénéficiaires importantes tout en restant compétitif grâce à une politique d’économie d’échelle basée sur la taille de l’entreprise, l’achat en gros auprès de leurs fournisseurs et des économies importantes sur les fonctions comme la logistique ou encore la livraison.

Est-il possible de réaliser des économies d’échelle en externalisant ?

Dans une certaine mesure oui car l’externalisation est réalisée dans une optique de réduction de coûts opérationnels tout en gardant sa compétitivité. Ainsi, en déléguant certaines tâches secondaires à des prestataires spécialisés, l’entreprise peut économiser sur les charges liées à la production, les recherches et développement, les ressources et logistiques…. Ces économies serviront alors d’élan pour les projets de développement relatifs à ses activités stratégiques et à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Insistons sur le choix du prestataire car cela joue un rôle déterminant dans tout le processus. En déléguant une partie de ses activités à un prestataire, l’entreprise cherche avant tout à gagner en efficacité. A ce titre, l’économie d’échelle se réalise uniquement lorsque le partenaire choisi dispose des ressources nécessaires pour appuyer la vision de l’entreprise. Ces ressources concernent autant les compétences techniques que l’infrastructure ou encore la capacité de son équipe à réaliser les demandes de manière plus efficace que quand c’est vous qui exécutez les tâches en interne.

Pourquoi choisir un prestataire spécialisé dans une démarche d’économies d’échelle ?

Ici, l’enjeu est de réduire les coûts tout en gagnant en qualité et en efficacité. Assurez-vous que celui à qui vous allez déléguer une partie de vos activités ait une expertise bien confirmée dans ce domaine. Collaborer avec un expert comporte de nombreux avantages :

• Il dispose d’une ressource dédiée et les matériels adéquats pour exécuter les tâches. Ce qui vous fera économiser sur la logistique, le personnel , les infrastructures
• Son mode opératoire a déjà acquis en fluidité et en vitesse, ce qui permet à l’entreprise d’exécuter vos demandes dans un délai plus court que quand vous le faisiez en interne
• Il est plus facile pour une entreprise spécialisée de gérer les flux de demandes et de votre côté, vous réaliserez des économies significatives sur les coûts d’expansion pour des domaines moins stratégiques de votre entreprises
• Une entreprise spécialisée a plus de connaissance sur les bonnes pratiques, outils et les technologies les mieux adaptés à leur domaine d’expertise. Cela vous fera réaliser des économies non négligeables en terme de recherche et développement et ce département dédié sera mieux optimisé en faveur de vos activités les plus stratégiques ;
• Il sera plus facile pour vous de le briefer sur les missions, sur vos attentes, soit un gain de temps inestimable dans la phase de mise en place
• Il adoptera plus aisément les points de vigilance que vous allez énumérer dans le process
• La démarche qualité est déjà bien intégrée dans sa manière de procéder
• Vous bénéficierez de son expérience avec d’autres clients et votre collaboration s‘en trouvera alors enrichie.

Autant de raisons pour bien choisir son prestataire lorsque l’on souhaite réaliser des économies d’échelle tout en bénéficiant des avantages liés à l’externalisation. Les deux stratégies sont complémentaires et peuvent donner de bons résultats à condition de bien étudier les options qui s’offrent à vous. Un partenaire efficace est un gage de réussite n’est-ce pas ? Une fois que vous avez identifié le collaborateur idéal, la prochaine étape consiste à établir un accord de niveaux de services ou Service Level Agreement qui va stipuler de manière claire les engagements des deux parties pour un même niveau de compréhension. Un prestataire externalisé pour être efficace, doit bien saisir votre vision et disposer des moyens nécessaires pour vous y épauler.

En quoi consiste l’externalisation administrative ?

L’externalisation administrative, appelée aussi outsourcing administratif, consiste à confier une partie ou la totalité de cette branche de l’entreprise à un prestataire externe disposant de l’expertise nécessaire et dont le coût est avantageux.

En effet, pour une entreprise, l’outsourcing s’inscrit généralement dans une optique de maîtrise de coûts mais également afin de mieux se concentrer sur son cœur de métier, et par extension, de gagner en qualité et en productivité. Cette démarche constitue donc un levier de compétitivité non négligeable pour toute structure qui souhaitent travailler plus efficacement sur leur projet de développement.

Comment déléguer en toute sérénité ?

L’art de la délégation administrative repose sur 6 leviers :

Le temps : déterminez les missions qui vous prennent le plus de temps alors qu’elles ont très peu de valeur ajoutée pour votre entreprise. L’option la plus rentable serait alors de les confier à un prestataire ayant une expertise plus prononcée dans le traitement des tâches chronophages. Un gain de temps et de productivité s’en dégagera dès lors que les attentes sont clairement communiquées au prestataire et que ce dernier remplisse ses engagements.

Le choix du prestataire : il vous faudra un partenaire qui sera «  la solution  », autant dans l’allègement de votre charge de travail administratif mais qui va apporter aussi une réelle expertise, des expériences solides et des bonnes pratiques pour vous assurer un résultat optimal.

La flexibilité et la confiance constituent aussi un critère très important afin de vous aider à mieux vous projeter. L’externalisation peut en effet s’étendre sur d’autres activités de l’entreprise et vous avez besoin d’un partenaire qui puisse s’adapter à vos besoins et en qui vous pouvez avoir totalement confiance.

Un accord de niveaux de services : ce document, connu habituellement sous l’acronyme anglais  SLA ou Service Level Agreement sera annexé au contrat de collaboration. Il doit englober ce que vous attendez du prestataire en terme de livrables et les engagements de ce dernier quant à ses obligations.

En clair, le document permet au donneur d’ordre et au prestataire d’avoir une même compréhension sur chaque aspect de cette collaboration :

• Les attentes qualitatives et quantitatives du client, les points d’attention, ses engagements pour permettre au prestataire de respecter les exigences énoncées.
• Les engagements du fournisseur de services et les points de contact
• Les solutions à mettre en place en cas de souci pendant l’exécution du contrat de collaboration
• Les niveaux de pénalités en cas de non-respect des engagements de part et d’autre
• Les conditions d’ajout de demandes…

Une communication claire : c’est la base d’une collaboration réussie. Vos collaborateurs en interne doivent être mis au courant de ce projet de délégation et des avantages que cela représente pour l’entreprise. Il est important que vos employés connaissent votre vision pour l’entreprise, celle qui vous a motivée dans cette stratégie d’externalisation administrative.  Ils auront aussi besoin de savoir le changement que cela va engendrer au niveau de l’organisation et le rôle de chacun dans le projet d’outsourcing.

Des process bien établis pour chaque mission : Cette étape peut paraître lourde mais rassurez-vous, il est tout à fait possible de le faire avec l’aide du prestataire. D’ailleurs, c’est l’option la plus recommandée car de cette manière, le process sera établi sur base de vos exigences et du retour de compréhension de celui va exécuter la tâche. Cette démarche va garantir une meilleure compréhension des besoins et des points de vigilance pour le prestataire.

Un point de suivi-évaluation :

Une relation de confiance n’exclut pas un suivi et une évaluation régulière. Il permet au donneur d’ordre :

• D’apprécier au mieux la qualité de prestation,
• Si besoin, de rajouter des éléments d’informations qui aideront le prestataire à l’atteinte des objectifs,
• De se rassurer quant au respect des exigences,

Et au prestataire :

• De donner une vue sur le déroulement de la mission,
• De remonter des informations en cas de blocage,
• D’apporter sa valeur ajoutée dans la collaboration : force de proposition sur les bonnes pratiques qui pourraient profiter au client.

Quelles tâches administratives peut-on externaliser ?

Partez du principe que toutes tâches chronophages prennent beaucoup de temps pour vous et votre équipe. Pourtant, toute cette énergie que vous y dépensez, vous pouvez l’investir dans des projets plus stratégiques et pour lesquels vous avez besoin d’un plein potentiel, le vôtre et celui de toute votre équipe.

Il est tout à fait envisageable de déléguer les tâches suivantes à un prestataire externe :

• Gestion des contrats
• Facturation
• Recouvrement
• Gestion des frais généraux
• Enregistrement des pièces comptables
• Rapprochement bancaire
• Dématérialisation de documents
• Gestion des courriers
• Gestion des agendas
• Préparation des réunions
• Mise en forme de documents
• Gestion de paie…

Cette liste reste non exhaustive. Vous pouvez tout à fait démarrer une externalisation administrative avec quelques missions et faire évoluer la collaboration de manière progressive. Sentez le réel apport du partenaire en externalisation que vous avez choisi et projetez-vous à votre rythme et selon les besoins de votre entreprise.