Dématérialiser un document, c’est de convertir un document papier au format numérique à partir d’un système d’information.

👉C’est quoi un système d’information ?

Le système d’information (SI) permet de collecter, stocker, diffuser les informations en interne ou en externe pour un bon fonctionnement et une bonne organisation de l’entreprise. 

👉Quel est le but de la dématérialisation ?

Dématérialiser ses documents va vous permettre de  transformer les documents  papiers en fichier numérique via un logiciel de dématérialisation ou système d’information. Par exemple : quand on envoie une facture au format PDF qui est créé par un ERP, on peut dire que cette facture est dématérialisée.

👉C’est quoi le système ERP ?

Le logiciel ERP signifie « Entreprise Ressource Planning » c’est un logiciel qui va permettre de centraliser l’ensemble de vos outils nécessaire à la gestion de votre entreprise : comptabilité, gestion commerciale, GPAO …

👉Que signifie GPAO ?

GPAO signifie « Gestion de la Production Assistée par Ordinateur » C’est un logiciel qui permet de gérer l’ensemble de la production d’une entreprise.

👉C’est quoi un courrier dématérialisé ?

Quand on parle de la dématérialisation des courriers, il faut prendre en compte plusieurs étapes comme trier le courrier, le numériser, l’indexer et le livrer de manière automatique et digitale.

👉C’est quoi l’indexation d’un document ?

L’Indexation est une opération destinée à rendre le contenu du document visible et de faciliter son accès grâce à son identification : exemple : Nom-prénom- année 

👉Comment dématérialiser les documents ?

Dématérialiser un document implique plusieurs étapes.

Numérisation, traitement, diffusion et archivage en automatique.

👉Qui est concerné par la dématérialisation ?

Toutes les entreprises, aussi bien du secteur privé que du secteur public. 

👉Pourquoi dématérialiser ses documents ?

Le premier point c’est la productivité, vous irez plus vite dans vos recherches et plus besoin de se déplacer pour aller chercher dans des boîtes à archives car l’archive est bien là mais en version numérique. 

Le second point c’est les économies, car si on ne stocke plus, plus besoin d’avoir à payer un endroit pour stocker vos documents. Mais aussi le fait de ne plus avoir à imprimer le papier donc tous les frais liés à l’impression. 

👉Quels sont les avantages et les inconvénients de la dématérialisation ?

🟢Les avantages :

✅Gain de place 

✅Moins de perte de document 

✅Une bonne traçabilité

✅Le télétravail

🔴Les inconvénients : 

❌Risque de sécurité à prendre en compte et bien protéger ses données. 

❌Coupure de réseau ou électrique

👉Quels sont les outils numériques les plus utilisés de dématérialisation pour une entreprise  ?

• GED « gestion électronique de documents » 
• SAE « système d’archivage électronique »
• La signature électronique 
• Le système d’horodatage des documents électroniques.

Votre transformation numérique commence maintenant ! 🤔