En quoi consiste l’externalisation administrative ?

L’externalisation administrative, appelée aussi outsourcing administratif, consiste à confier une partie ou la totalité de cette branche de l’entreprise à un prestataire externe disposant de l’expertise nécessaire et dont le coût est avantageux.

En effet, pour une entreprise, l’outsourcing s’inscrit généralement dans une optique de maîtrise de coûts mais également afin de mieux se concentrer sur son cœur de métier, et par extension, de gagner en qualité et en productivité. Cette démarche constitue donc un levier de compétitivité non négligeable pour toute structure qui souhaitent travailler plus efficacement sur leur projet de développement.

Comment déléguer en toute sérénité ?

L’art de la délégation administrative repose sur 6 leviers :

Le temps : déterminez les missions qui vous prennent le plus de temps alors qu’elles ont très peu de valeur ajoutée pour votre entreprise. L’option la plus rentable serait alors de les confier à un prestataire ayant une expertise plus prononcée dans le traitement des tâches chronophages. Un gain de temps et de productivité s’en dégagera dès lors que les attentes sont clairement communiquées au prestataire et que ce dernier remplisse ses engagements.

Le choix du prestataire : il vous faudra un partenaire qui sera «  la solution  », autant dans l’allègement de votre charge de travail administratif mais qui va apporter aussi une réelle expertise, des expériences solides et des bonnes pratiques pour vous assurer un résultat optimal.

La flexibilité et la confiance constituent aussi un critère très important afin de vous aider à mieux vous projeter. L’externalisation peut en effet s’étendre sur d’autres activités de l’entreprise et vous avez besoin d’un partenaire qui puisse s’adapter à vos besoins et en qui vous pouvez avoir totalement confiance.

Un accord de niveaux de services : ce document, connu habituellement sous l’acronyme anglais  SLA ou Service Level Agreement sera annexé au contrat de collaboration. Il doit englober ce que vous attendez du prestataire en terme de livrables et les engagements de ce dernier quant à ses obligations.

En clair, le document permet au donneur d’ordre et au prestataire d’avoir une même compréhension sur chaque aspect de cette collaboration :

• Les attentes qualitatives et quantitatives du client, les points d’attention, ses engagements pour permettre au prestataire de respecter les exigences énoncées.
• Les engagements du fournisseur de services et les points de contact
• Les solutions à mettre en place en cas de souci pendant l’exécution du contrat de collaboration
• Les niveaux de pénalités en cas de non-respect des engagements de part et d’autre
• Les conditions d’ajout de demandes…

Une communication claire : c’est la base d’une collaboration réussie. Vos collaborateurs en interne doivent être mis au courant de ce projet de délégation et des avantages que cela représente pour l’entreprise. Il est important que vos employés connaissent votre vision pour l’entreprise, celle qui vous a motivée dans cette stratégie d’externalisation administrative.  Ils auront aussi besoin de savoir le changement que cela va engendrer au niveau de l’organisation et le rôle de chacun dans le projet d’outsourcing.

Des process bien établis pour chaque mission : Cette étape peut paraître lourde mais rassurez-vous, il est tout à fait possible de le faire avec l’aide du prestataire. D’ailleurs, c’est l’option la plus recommandée car de cette manière, le process sera établi sur base de vos exigences et du retour de compréhension de celui va exécuter la tâche. Cette démarche va garantir une meilleure compréhension des besoins et des points de vigilance pour le prestataire.

Un point de suivi-évaluation :

Une relation de confiance n’exclut pas un suivi et une évaluation régulière. Il permet au donneur d’ordre :

• D’apprécier au mieux la qualité de prestation,
• Si besoin, de rajouter des éléments d’informations qui aideront le prestataire à l’atteinte des objectifs,
• De se rassurer quant au respect des exigences,

Et au prestataire :

• De donner une vue sur le déroulement de la mission,
• De remonter des informations en cas de blocage,
• D’apporter sa valeur ajoutée dans la collaboration : force de proposition sur les bonnes pratiques qui pourraient profiter au client.

Quelles tâches administratives peut-on externaliser ?

Partez du principe que toutes tâches chronophages prennent beaucoup de temps pour vous et votre équipe. Pourtant, toute cette énergie que vous y dépensez, vous pouvez l’investir dans des projets plus stratégiques et pour lesquels vous avez besoin d’un plein potentiel, le vôtre et celui de toute votre équipe.

Il est tout à fait envisageable de déléguer les tâches suivantes à un prestataire externe :

• Gestion des contrats
• Facturation
• Recouvrement
• Gestion des frais généraux
• Enregistrement des pièces comptables
• Rapprochement bancaire
• Dématérialisation de documents
• Gestion des courriers
• Gestion des agendas
• Préparation des réunions
• Mise en forme de documents
• Gestion de paie…

Cette liste reste non exhaustive. Vous pouvez tout à fait démarrer une externalisation administrative avec quelques missions et faire évoluer la collaboration de manière progressive. Sentez le réel apport du partenaire en externalisation que vous avez choisi et projetez-vous à votre rythme et selon les besoins de votre entreprise.

Dématérialiser un document, c’est de convertir un document papier au format numérique à partir d’un système d’information.

👉C’est quoi un système d’information ?

Le système d’information (SI) permet de collecter, stocker, diffuser les informations en interne ou en externe pour un bon fonctionnement et une bonne organisation de l’entreprise. 

👉Quel est le but de la dématérialisation ?

Dématérialiser ses documents va vous permettre de  transformer les documents  papiers en fichier numérique via un logiciel de dématérialisation ou système d’information. Par exemple : quand on envoie une facture au format PDF qui est créé par un ERP, on peut dire que cette facture est dématérialisée.

👉C’est quoi le système ERP ?

Le logiciel ERP signifie « Entreprise Ressource Planning » c’est un logiciel qui va permettre de centraliser l’ensemble de vos outils nécessaire à la gestion de votre entreprise : comptabilité, gestion commerciale, GPAO …

👉Que signifie GPAO ?

GPAO signifie « Gestion de la Production Assistée par Ordinateur » C’est un logiciel qui permet de gérer l’ensemble de la production d’une entreprise.

👉C’est quoi un courrier dématérialisé ?

Quand on parle de la dématérialisation des courriers, il faut prendre en compte plusieurs étapes comme trier le courrier, le numériser, l’indexer et le livrer de manière automatique et digitale.

👉C’est quoi l’indexation d’un document ?

L’Indexation est une opération destinée à rendre le contenu du document visible et de faciliter son accès grâce à son identification : exemple : Nom-prénom- année 

👉Comment dématérialiser les documents ?

Dématérialiser un document implique plusieurs étapes.

Numérisation, traitement, diffusion et archivage en automatique.

👉Qui est concerné par la dématérialisation ?

Toutes les entreprises, aussi bien du secteur privé que du secteur public. 

👉Pourquoi dématérialiser ses documents ?

Le premier point c’est la productivité, vous irez plus vite dans vos recherches et plus besoin de se déplacer pour aller chercher dans des boîtes à archives car l’archive est bien là mais en version numérique. 

Le second point c’est les économies, car si on ne stocke plus, plus besoin d’avoir à payer un endroit pour stocker vos documents. Mais aussi le fait de ne plus avoir à imprimer le papier donc tous les frais liés à l’impression. 

👉Quels sont les avantages et les inconvénients de la dématérialisation ?

🟢Les avantages :

✅Gain de place 

✅Moins de perte de document 

✅Une bonne traçabilité

✅Le télétravail

🔴Les inconvénients : 

❌Risque de sécurité à prendre en compte et bien protéger ses données. 

❌Coupure de réseau ou électrique

👉Quels sont les outils numériques les plus utilisés de dématérialisation pour une entreprise  ?

• GED « gestion électronique de documents » 
• SAE « système d’archivage électronique »
• La signature électronique 
• Le système d’horodatage des documents électroniques.

Votre transformation numérique commence maintenant ! 🤔

Vous avez mûrement réfléchi et vous avez pris la décision la plus importante et la plus flippante de votre vie « se lancer dans l’entreprenariat« . 

Un challenge avec des échecs et des réussites car oui c’est aussi pour cette raison qu’on se lance dans l’entreprenariat. 

Alors pour certain je reformule, l’entrepreneur(euse) n’est pas sadique mais il (elle) est conscient(e) que l’échec va le (la) faire grandir tout comme la réussite. 

🤔 Donc Après avoir :

➡️ Trouver son idée

➡️ Préparer son projet

➡️ Monter son business plan

➡️ Vérifier la viabilité financière de son projet

➡️ Trouver son statut juridique

➡️ Et l’immatriculation de son entreprise.

On peut avancer sur la partie pure de son business. 

🤔 Il faut penser à :

➡️ Nom de votre entreprise qui aura pour but de vous définir

➡️ Le graphisme de votre logo (❗attention les formes ont aussi une signification) 

➡️ Les couleurs de votre logo et de votre site (❗attention les couleurs ont une signification alors il faut en prendre compte)

➡️ Le site internet doit être épuré et surtout mettre en avant votre business

👉 petite astuce, si vous en dites trop, le prospect ne prendra pas la peine de vous contacter car il aura déjà ses réponses et là c’est une erreur car c’est en parlant de vive voix que vous arriverez à déceler le besoin et donc dans les deux cas, avoir une proposition et une commande. 

➡️ Le référencement de votre site, qui apporte de la visibilité sur internet 

➡️ Votre réputation sur les réseaux sociaux, et oui nous sommes en 2022 et les réseaux sont tout aussi importants que le bouche à oreille car c’est lui qui va vous apporter de la visibilité et donc potentiellement des clients

➡️ Ensuite arrive la partie opérationnelle comme le CRM (votre base de données clients), email, agenda, commandes, facturations, déclarations…

Et toutes ses tâches à réaliser sont toutes aussi importantes les unes que les autres et elles vont vous permettre de vous démarquer de vos concurrents et surtout de démontrer à votre audience que vous êtes une personne en qui ils peuvent avoir confiance. 

Il est difficile de pouvoir réaliser toutes ses tâches en solitaire et c’est pour cette raison que des experts sont présents pour répondre à vos besoins. 

Il existe des sociétés comme DVDT qui sont en mesure de prendre la réalisation de ses tâches. 

Alors concentrez vous sur votre business l’entrepreneur(euse) et pour les missions que vous ne maîtrisez pas, dites-vous qu’elles ne sont plus un problème rédhibitoire mais une opportunité d’avancer et de pouvoir se focaliser sur les tâches ou vous exceller. 

A vous d’écrire la suite de votre histoire ! 😊

C’est une question qui vous perturbe et DVDT va vous aider à y répondre.

Le contexte est que vous êtes actuellement sur le développement de votre activité mais pour y arriver, il vous manque des compétences en interne.

On fait le point ensemble !

• Recrutement : Vous devez recruter un candidat, faire appel à vos compétences en interne ou bien passer par un cabinet de recrutement. Une fois le candidat trouvé et c’est pas une tâche simple de nos jours. Il faudra le mettre en situation pour réaliser correctement son job. On commencera par régulariser la situation, salaire mensuel, primes, participation au transport, à la restauration, à la mutuelle santé. A la mise en place de son poste de travail (bureau ou télétravail, matériels, véhicule (si nécessaire)). Sans oublier, les absences, les congés, les jours fériés, maladie, maternité (pour mesdames 😊) … Donc cela demande une certaine gestion mais aussi un certain budget.

• Externalisation : Vous n’avez aucun recrutement à faire, pas d’obligations légales liées au contrat de travail (contrat, fiche de paie, déclaration, mutuelle, restauration, matériels …). Votre partenaire s’occupe de tout il va vous fournir une solution clé en main en mettant à votre disposition l’expert idéal qui répondra à la mission qu’elle soit spécifique ou non. Vous gagnerez en réactivité et aucun investissement ne sera à réaliser à part bien évidemment de votre temps, il ne vous restera qu’à régler la facture de prestation de services.

A ce jour en effet, certains n’hésitent pas à affirmer que les salariés en offshore travaillent dans des conditions épouvantables.

Ceux qui ne s’y connaissent pas croient évidemment à ce préjugé, mais ceux qui baignent déjà dans le milieu savent que :

• Ces travailleurs, comme c’est le cas à Madagascar, évoluent dans un cadre professionnel épanouissant : salaire attractif, transport, primes de productivité, assurance santé…
• Les recrues bénéficient d’une formation au métier à titre gratuit.
• Les outils de travail mis à disposition sont performants (ordinateur, connexion haut débit…).
• Les différences culturelles ne constituent en aucun cas un blocage pour les salariés.

Les idées reçues sur l’externalisation à Madagascar doivent vraiment prendre fin.

❔DVDT répond à vos questions❕

❔L’accent est-il prononcé à Madagascar, je ne veux pas que mes clients se doute que j’externalise ?

❕Notre réponse : Il faut être honnête et dire que « oui » il y’a un accent existant qui est plus ou moins prononcé. Mais en même temps dans chaque pays y compris en France nous avons tous un accent (du nord, au sud en passant par le centre).

Madagascar ayant été une colonisation Française, la population est à l’aise avec la langue Française et surtout son accent est très proche du Français lambda.

Alors pas de craintes, c’est possible !

❔Les infrastructures, il y’a des coupures de réseaux, internet …

❕Notre réponse : C’est un fait, c’est comme partout. Ne rencontrez-vous pas des coupures de réseaux en France suite à des travaux pour la fibre, lié à votre emplacement géographique.

Mais une société possède aussi une infrastructure pour y remédier.

Aussi à savoir que Madagascar bénéficie d’une excellente connexion internet grâce aux câbles de fibre optique sous-marin.

Alors, oui c’est possible !

La sous-traitance consiste pour une entreprise à confier une partie de ses activités à une autre structure.

Cela peut concerner tous les domaines : production d’un bien, réalisation d’une étape de fabrication, prestation d’un service (transport, comptabilité…).

Le procédé s’apparente ainsi à l’externalisation. Néanmoins, la sous-traitance représente une solution pour toutes les entreprises qui souhaitent confier des missions à court terme à un prestataire externe.

Contrairement à l’externalisation qui fait généralement l’objet d’un contrat à long terme. Ces techniques visent toutes deux à déléguer les tâches chronophages. Ce qui procure un gain de temps considérable à l’entreprise donneur d’ordre.

Externalisation : Les critères pour trouver un partenaire efficace

L’externalisation permet à une entreprise de confier une partie de ses activités à une structure spécialisée. Ce qui vise à baisser les charges de travail des équipes internes. Or pour atteindre ce résultat, il est essentiel de bien choisir le prestataire qui s’occupera des tâches à externaliser.

Pour ce faire, il faudra prendre en compte plusieurs critères :

• Privilégier un prestataire qui propose des tarifs abordables ; mais attention, posez-vous une question importante, pourquoi est-il plus cher que l’autre ? pourquoi est-il moins cher ? Il y’a une raison, il faut la connaître. Car un professionnel ne laisse rien au hasard et tout est justifié.

• Examiner son expertise technique ; misez sur un prestataire capable de vous expliquer la méthodologie qu’il utilise pour gérer ses projets et pour résoudre les problèmes.

• Tenir compte de son expérience dans votre secteur ; choisissez un prestataire qui affiche clairement son expérience dans votre secteur d’activité. Et pour cause, il doit être en mesure de prendre rapidement en main les tâches que vous lui confiez.

• Consulter l’avis de ses autres clients ; consulter les avis d’utilisateurs permet d’apprécier la qualité des services d’une société d’externalisation. Seulement si c’est possible car comme vous le savez peut être, un grand nombre d’utilisateurs refusent de laisser un avis pour garder la confidentialité. Alors dans ce cas, il est difficile de pouvoir se faire un avis sur le prestataire. Il est préférable de lui donner une chance de prouver ses compétences.

L’externalisation consiste pour une entreprise à confier les tâches chronophages à une structure externe qui se spécialise dans un domaine particulier.

En procédant de la sorte, vous allégez les charges de travail de vos salariés. Ce qui permet à ces derniers de se concentrer sur leur cœur de métier.

Ils gagnent en productivité et en performance. En effet, l’intervention du prestataire peut leur apporter de nouvelles connaissances.

Sachez que l’externalisation est aussi un moyen efficace pour améliorer la qualité des services de votre entreprise.

Tous ces éléments vont, en fait, contribuer à booster votre activité.

2 conseils pour booster votre activité

Les méthodes suivantes peuvent vous aider à booster votre activité :

• Créer un site compatible avec la navigation sur mobile

Beaucoup d’individus utilisent un téléphone pour se connecter à internet. Pour gagner en visibilité et booster son activité, une entreprise doit donc créer un site compatible avec la navigation sur mobile.

• Être présent sur les réseaux sociaux

La présence sur les réseaux sociaux favorise le développement d’une entreprise. Plus celle-ci a d’abonnés, plus elle gagne en notoriété. Ce qui peut l’aider à attirer de nouveaux clients et donc à booster son activité.

L’externalisation consiste pour une entreprise à confier à un prestataire spécialisé la réalisation d’une ou de plusieurs activités inhérentes à son fonctionnement. 

Ce procédé concerne notamment la comptabilité standard, la gestion de l’administratif et l’informatisation des documents… 

Il s’agit, en fait, de déléguer les tâches chronophages et peu rentables au prestataire. Ce qui permet de diminuer les charges liées au personnel et les frais de gestion. 

Le gain de temps et de productivité constitue donc l’objectif principal de l’externalisation. 

Néanmoins, il peut aussi aider à booster le CA grâce à la réduction des coûts de production. 

En effet, le prestataire peut fournir un service à un tarif plus faible par rapport aux dépenses initialement engagées par l’entreprise.